Ajuste de inventario y conteo cíclico — cuadra tu stock sin frenar la operación
Dónde está: Sidebar: Inventario → Ajustes (y Sistema → Carga de Datos para conteo por zonas)
Casi todos los negocios que recién digitalizan arrancan con un stock en el sistema que no es exacto: números puestos para poder empezar a operar. Y si tu almacén es grande y la mercadería sigue saliendo todos los días, no puedes contar todo de golpe ni congelar la operación para tomar "una foto". La buena noticia: no necesitas una foto perfecta. Necesitas convergencia — que tu stock se acerque a la verdad, zona por zona, sin parar de trabajar.
¿Por qué no basta con "contar todo una vez"?
Porque mientras cuentas, la mercadería se mueve (ventas, cargas, despachos). Para cuando terminas de contar el almacén entero, lo que contaste primero ya cambió. Un conteo único, en un almacén que opera, nace desactualizado. La solución no es contar más rápido: es invertir el orden.
La solución: convergencia (invertir el orden)
- Primero: captura TODOS los movimientos desde ya. Cargas, retornos, ventas, compras — todo entra al sistema desde el día de corte. Aunque el número absoluto todavía esté mal, los cambios (deltas) quedan correctos: si vendiste 5, el sistema resta 5.
- Después: cuenta por zonas y fija. Cuando cuentas una zona (o un producto), haces un ajuste que lo fija al físico contado. Desde ese momento —como los movimientos ya se capturan— esa zona queda correcta y se mantiene. Zona por zona, el almacén converge sin frenar la operación.
El stock negativo es tu radar (no un error)
Cuando un producto se va a negativo (se vendió o se cargó más de lo que el sistema creía tener), no es una falla: es una señal. Significa "este producto existe de verdad y hay que contarlo". ODECIS marca esos productos para que sepas exactamente qué priorizar en el conteo, en vez de contar a ciegas. Los ves en el diagnóstico de inventario y filtrando Niveles de stock por negativos.
Las dos formas de fijar el stock a lo contado
Contaste una zona entera → usa "Reemplazar stock" en la importación
Para cuadrar muchos productos de una zona a la vez, cuenta en papel, pásalo a la plantilla de Excel (la misma de siempre) y súbela por Sistema → Carga de Datos → Productos y Stock. En el paso Revisar, para los productos que ya existen elige la acción "Reemplazar stock (conteo)": eso fija el stock a la cantidad que contaste — no la suma.
⚠️ Ojo clave: existen dos acciones parecidas. "Solo stock (sumar)" le AGREGA la cantidad al stock actual (sirve para una entrada nueva). "Reemplazar stock (conteo)" lo DEJA EXACTAMENTE en lo que contaste (sirve para el conteo físico). Para cuadrar por conteo, siempre "Reemplazar stock" — así re-subir un conteo no duplica.
Corregiste un solo producto → usa un Ajuste
Cuando el negativo delata un producto suelto, o quieres corregir uno puntual, entra a Inventario → Ajustes → Nuevo Ajuste: eliges el producto, la ubicación, la cantidad del ajuste y la razón "Corrección por conteo físico".
Reglas de oro del conteo
- Zonas chicas y del mismo día. Cuenta una zona pequeña y súbela el mismo día. Entre que cuentas en papel y subes, si esa zona tuvo movimiento hay error; con zonas chicas y lag corto, el error es chico.
- Empieza por lo de baja rotación. Lo que casi no se mueve converge primero y se queda quieto.
- No recuentes lo ya cuadrado. Solo vuelves a contar lo que el negativo te delate.
- No cuentes lo que está montado en un camión. Esa mercadería la tiene la carga vehicular abierta (ver Cargas vehiculares); si la cuentas en el almacén, la duplicas. Ideal: que los camiones que puedan retornen todo antes de contar.
¿Y el Layout del almacén? ¿ayuda a contar por zonas?
Sí, y bastante — cuando tu almacén es grande. El Layout es el mapa interno de una ubicación (sus zonas, pasillos y racks). Si lo tienes armado, ese mapa es tu plan de conteo: en vez de "contar por zonas" en abstracto, cuentas rack por rack siguiendo el mapa — sistemático, sin saltarte nada ni contar dos veces. Y lo que cuentas físicamente en cada sitio es justo lo que fijas con "Reemplazar stock" o con un Ajuste.
Pero no lo necesitas para empezar a cuadrar. La convergencia (movimientos primero + contar por zonas + fijar + el negativo como radar) funciona con solo tus ubicaciones, sin Layout. El Layout suma cuando tu almacén es lo bastante grande como para que "buscar" cueste tiempo — y conviene sumarlo una vez que tu stock base (el "cuánto tengo") ya es confiable. Primero pones en orden el cuánto; después el Layout te da el dónde exactamente. Meter el mapa completo antes de tener el stock base cuadrado suele agregar trabajo, no quitarlo.
En una frase: el Layout no reemplaza al conteo cíclico — lo potencia como mapa para contar de forma ordenada. Primero converges el stock; el Layout es el siguiente escalón.
La ecuación de fondo
stock correcto = conteo base − cargas que salen − ventas + devoluciones que vuelven + compras/recepciones
Mientras captures esos movimientos, cada conteo de zona que fijes se mantiene solo. Eso es converger.
Preguntas frecuentes
Mi stock del sistema está todo mal, ¿por dónde empiezo?
No intentes arreglarlo todo de una. Empieza a registrar los movimientos hoy (ventas, cargas, compras) y cuenta una zona chica para fijarla con "Reemplazar stock". Repite zona por zona. El stock negativo te dice qué priorizar.
¿Cuál es la diferencia entre "Solo stock" y "Reemplazar stock" al importar?
Solo stock (sumar) AGREGA la cantidad al stock actual. Reemplazar stock (conteo) lo FIJA a la cantidad del archivo. Para un conteo físico, usa siempre Reemplazar stock, o duplicarías el stock al re-subir.
¿Tengo que cerrar el almacén para contar?
No. Ese es el punto: no frenas la operación. Capturas los movimientos y cuentas por zonas mientras sigues vendiendo y despachando.
¿Qué hago con el stock negativo?
Trátalo como una lista de tareas de conteo: son los productos que existen y el sistema tenía mal. Cuéntalos y fíjalos (con Ajuste o con "Reemplazar stock"), y el negativo desaparece.
¿Necesito armar el Layout del almacén para cuadrar mi stock?
No. El conteo cíclico funciona con solo tus ubicaciones. El Layout (el mapa de zonas y racks) ayuda a contar de forma ordenada cuando el almacén es grande, y conviene sumarlo cuando tu stock base ya es confiable — primero el "cuánto tengo", después el "dónde exactamente".