Inventario inicial - qué cargar el día 1 cuando no sabes cuánto tienes
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Es la pregunta que aparece en todo almacén grande que se digitaliza: "no sé cuánto tengo de cada cosa, ¿qué cargo para arrancar?". Y casi siempre se responde mal, con la solución que parece práctica: inventar un número ("pongamos 100 de cada cosa y después vemos"). Esta página es la respuesta corta: carga tu catálogo, no inventes cantidades, y deja que la operación misma te diga qué contar primero.
La regla que casi nadie hace: catálogo ≠ stock
Son dos cosas distintas y se cargan por separado:
- El catálogo es qué vendes: nombre, SKU, unidad, precio. Esto sí lo necesitas desde el día 1, porque sin producto no puedes vender ni facturar.
- El stock es cuánto tienes de cada uno. Esto no hace falta inventarlo. Se va llenando con la verdad, a medida que cuentas.
Puedes operar perfectamente con tu catálogo cargado y las cantidades todavía sin confirmar. Lo que no puedes es operar con cantidades falsas y creerles.
¿Por qué inventar cantidades sale caro?
Porque el número inventado solo te delata los errores hacia abajo, y te deja mal justo donde más mercadería tienes.
Con un número inventado, el producto del que tenías poco se va a negativo y te avisa; pero el que tenías mucho se queda en positivo, parece sano y sigue mal por meses. Arrancando en cero, en cambio, todo lo que se mueve te avisa, y el tamaño del negativo te dice cuál contar primero: el más negativo es el que más rota, o sea donde estar equivocado te cuesta más caro.
Lo que no rota, no molesta. En cero, un producto que nadie toca se queda en 0 y no ensucia nada. Solo se hunden en negativo los que de verdad se mueven, que son justo los que urge contar.
La receta, en 6 pasos
1. Elige tu fecha de corte
Desde ese día, todo movimiento se registra en el sistema: ventas, cargas a camión, retornos, compras, recepciones. Este es el único paso no negociable: es lo que hace que, aunque el número absoluto todavía esté mal, los cambios queden bien.
2. Carga el catálogo, no las cantidades
Sube tus productos con nombre, SKU, unidad y precio, dejando el stock en 0 (o solo con lo que ya contaste de verdad). Se hace con la importación masiva.
📍 Dónde: menú Sistema → Carga de Datos, pestaña Productos y Stock.
3. Deja que el stock pueda ir a negativo
Para que la operación no se trabe mientras el sistema todavía no sabe cuánto hay, se habilita el stock negativo. Sin esto, cada venta o carga de un producto sin stock cargado se bloquearía. Es una configuración que activamos contigo al ponerte en marcha.
4. Opera normal
Vende, carga camiones, recibe compras. No pares nada. Los negativos se van acumulando solos: eso no es un error, es tu lista de tareas armándose.
5. Cuenta por zonas y fija el número
Cuenta una zona chica, pásala a la plantilla y súbela el mismo día. En el paso Revisar elige la acción "Reemplazar stock (conteo)", que fija la cantidad a lo que contaste en vez de sumarla. Prioriza por lo que el negativo te delata (lo que más rota) y aprovecha las horas muertas para las zonas de baja rotación.
6. Repite: cada zona fijada se queda correcta
Como los movimientos ya entran desde el paso 1, la zona que fijas se mantiene bien sola. No la recuentas: solo vuelves sobre lo que el negativo te vuelva a delatar. Zona por zona, el almacén converge.
El detalle completo del conteo está en Ajuste de inventario y conteo cíclico.
Cero vs número inventado, en una tabla
| Inventar cantidades | Arrancar en cero | |
|---|---|---|
| ¿Miente? | Sí, y parece dato confiable | No: dice "todavía no sé" |
| ¿Te avisa qué está mal? | Solo donde inventaste de menos | Todo lo que se mueve |
| ¿Te ordena el conteo? | No | Sí, por rotación (el más negativo primero) |
| Riesgo de decidir mal | Alto: alguien promete stock que no hay | Bajo: nadie le cree a un 0 |
| ¿Necesita configuración? | No | Sí: stock negativo habilitado |
Los tres errores que salen caros
- Inventar cantidades para "poder empezar". Te da confianza falsa justo donde más mercadería tienes.
- Contar lo que está montado en un camión. Esa mercadería ya la tiene la carga abierta; si la cuentas también en el almacén, la duplicas. Ver Cargas vehiculares.
- Re-subir un conteo con "Solo stock (sumar)". Esa acción suma al stock actual. Para conteo físico va siempre "Reemplazar stock (conteo)", que fija.
Preguntas frecuentes
No sé cuánto tengo de nada, ¿puedo igual empezar a vender y facturar?
Sí. Con tu catálogo cargado ya vendes y emites comprobantes. El stock se va cuadrando después, mientras operas.
¿Está mal que mi stock quede en negativo?
No, mientras estés en esta etapa. El negativo significa "esto se movió y todavía no lo hemos contado". Es tu radar de qué contar, y desaparece cuando fijas el conteo de esa zona.
¿Cuánto tarda en cuadrar todo?
Depende del tamaño del almacén y de cuánta gente cuenta, pero no necesitas terminarlo para empezar a trabajar. Las zonas que más rotan se cuadran primero y son las que más valor te dan; el resto entra de a poco.
¿Y si ya cargué números inventados?
No hace falta borrar todo de golpe. Cuenta zona por zona y fija cada una con "Reemplazar stock": cada conteo reemplaza la ficción por la verdad. Si una familia entera es pura invención y rota mucho, esa sí conviene ponerla en 0 para que su negativo empiece a leerse como salida real.
¿Necesito el Layout del almacén para esto?
No para empezar. El Layout ayuda a contar ordenado cuando el almacén es grande, pero conviene sumarlo después, cuando tu stock base ya es confiable.