Documentos de flota
Dónde está: Logística → Documentos Flota
Un camión detenido en un control por el SOAT vencido cuesta mucho más que el trámite de renovarlo. Esta pantalla existe para que eso no te agarre por sorpresa: cargas cada documento con su fecha de vencimiento y el sistema se encarga de avisarte.
📍 Dónde: menú Logística → Documentos Flota.
Cargar un documento
Botón Nuevo Documento. Eliges el tipo (SOAT, revisión técnica, póliza de seguro, licencia…), a qué vehículo o conductor pertenece, su número y las fechas de emisión y vencimiento.
Puedes además subir el archivo escaneado. Vale la pena: cuando te lo piden en un control o en una auditoría, está ahí y no en el cajón de la oficina.
Las cinco franjas de vencimiento
Arriba de la lista tienes el estado completo de un vistazo, y cada documento cae en una franja según cuánto le queda:
| Franja | Qué significa |
|---|---|
| Vigentes | Todo en orden, falta bastante |
| Vence en menos de 7 días | Empieza a molestar: hay que sacar la cita |
| Crítico, menos de 3 días | Si no se renueva ahora, el vehículo para |
| Expirados | Ya venció. Si el documento es crítico, el vehículo no puede operar |
La columna Días te dice exactamente cuántos faltan, o cuántos van desde que venció (en rojo y en negativo).
Documento crítico: el que frena al vehículo
Al cargar un documento puedes marcarlo como crítico. Es la diferencia entre un aviso y un freno:
- Un documento no crítico vencido te aparece en la lista y en los avisos, pero no impide trabajar.
- Un documento crítico vencido marca al vehículo como no operativo, y entonces el sistema no te deja cargarlo, despacharlo ni emitir su guía de remisión.
El SOAT y la revisión técnica son los casos típicos de documento crítico: son los que te pueden hacer perder el vehículo en la carretera.
Para destrabar el vehículo hay que renovar el documento, no existe un botón para saltarse el bloqueo. Cuando cargas el documento nuevo con su fecha vigente, el vehículo vuelve a estar operativo solo.
Preguntas que aparecen seguido
¿Los documentos son solo de vehículos? No. También cargas los de tus conductores, típicamente la licencia. La columna Vehículo / Conductor te dice de quién es cada uno.
¿Me avisa por algún lado o tengo que entrar a mirar? Te avisa. Los vencimientos generan notificación, y además aparecen en el tablero de Dashboard Flota apenas entras al área.
¿Qué hago con los documentos del año pasado? Déjalos. Sirven como historial y no molestan: la lista se ordena por urgencia y puedes filtrar por tipo y por estado.