Caja diaria
Dónde está: Ventas → Caja diaria
La caja diaria responde una sola pregunta al final del día: ¿el efectivo que hay en el cajón es el que debería haber? La encargada cuenta, ODECIS compara con lo que se vendió y cobró, y deja listo el fondo para mañana.
Está pensada para que cerrar tome pocos minutos. No frena las ventas: aunque nadie abra ni cierre la caja, en el Punto de Venta se sigue vendiendo igual.
📍 Dónde: menú Ventas → Caja diaria. En el Punto de Venta, junto al carrito, el botón verde Caja abierta te lleva directo al cierre.
Antes de empezar: activa la caja de tu tienda
La caja se lleva por local: cada tienda con su propio cajón. En Caja diaria → Ajustes, quien administra la empresa:
- Activa los locales que tienen caja (los que venden por el Punto de Venta).
- Elige una encargada por local, si quieres. Si la eliges, solo ella (o el dueño) puede cerrar esa caja. Si no eliges a nadie, cierra cualquiera que tenga permiso.
- Define los niveles de diferencia: desde cuánto un faltante pide explicación y desde cuánto pide un segundo conteo.
Si no ves Caja diaria en tu menú, escríbenos para activarla.
Cómo se abre
Sola. Con la primera venta, cobro o movimiento del día, la caja se abre y toma como fondo lo que se dejó en el cierre anterior. No tienes que teclear nada.
El primer día que la usas no hay cierre anterior, así que el fondo empieza en cero. Ese día registra lo que dejaste en el cajón al abrir como Aporte del dueño (más abajo te contamos cómo). Si no lo haces, ese monto te saldrá como sobrante al cerrar.
Si quieres, puedes contar la apertura para confirmar que el fondo está completo. Si no coincide, queda anotado aparte y no se mezcla con el resto del día.
Durante el día
ODECIS calcula lo que debería haber en el cajón a partir de lo que pasa en tu tienda. Solo cuenta el efectivo: si un cliente paga una parte en efectivo y otra por Yape, al cajón solo suma la parte en efectivo.
| Suma al cajón | Resta del cajón |
|---|---|
| Ventas cobradas en efectivo | Gastos pagados del cajón |
| Cobros de créditos en efectivo, aunque la venta sea antigua | Devoluciones en efectivo de una nota de crédito |
| Aportes del dueño | Retiros del dueño y depósitos al banco |
| Entregas de trabajadores de campo | Reposición a la caja de un trabajador |
| Traslados recibidos de otro local | Traslados enviados a otro local |
| Otras entradas, con su motivo | Ventas anuladas que se habían cobrado en efectivo |
| Otras salidas, con su motivo |
Registrar un gasto rápido. En el Punto de Venta, junto al carrito, toca el ícono de gasto, escribe el monto y un detalle si quieres. Funciona aunque se caiga el internet: el gasto se guarda y se envía cuando vuelve la señal. Si no adjuntas comprobante, el gasto queda marcado como sin comprobante.
Registrar otros movimientos. En Caja diaria → Hoy, el botón Registrar en el cajón te deja anotar aportes, retiros, depósitos, entregas de campo y cualquier otra entrada o salida. Las que no encajan en ninguna categoría piden un motivo.
Cambiar soles por dólares en el cajón es un movimiento con las dos monedas y su tipo de cambio.
Si vendes a crédito con vendedores de campo
Si tu empresa vende a crédito en la calle, lo que tus vendedores y choferes traen a la oficina también entra a la caja:
- Iniciales de venta: la inicial que el vendedor cobra en el momento de vender entra sola al cajón ese mismo día. Las cuotas, y las iniciales que se pagan después, siguen en la liquidación semanal de cobranzas, como siempre.
- Vuelto de viáticos: cuando cierras la entrega de caja chica de un chofer y el vuelto se devuelve en efectivo, ese vuelto entra solo al cajón.
Debajo de Debería haber ves las iniciales por zona, con cada vendedor, cuántas ventas hizo y cuánto trajo. Las iniciales pagadas por Yape van a Por verificar, igual que cualquier otro pago digital.
Todo esto entra al cajón de un solo local. Si tienes un solo local con caja, es ese y no tienes que configurar nada. Si tienes varios, elige cuál en Ajustes → Lo que traen de campo.
Cambio de encargada (relevo)
Si la encargada cambia durante el día, usa Entregar la caja: las dos cuentan juntas y queda registrado quién recibió. Si después aparece una diferencia, se sabe en qué parte del día ocurrió.
Cómo se cierra
Toca Cerrar caja (o el botón Caja abierta del Punto de Venta).
- Cuenta el efectivo por billetes y monedas. Escribes cuántos billetes de 200, de 100, de 50… y ODECIS suma. Mientras cuentas no ves cuánto debería haber: así el conteo es honesto y no se ajusta para que cuadre.
- Revisa los Yape y transferencias del día. Aparecen en una lista para que los veas, pero no tienes que escribir nada: los confirma el dueño desde su app (ver más abajo).
- Toca Guardar conteo. Recién ahí ves lo que debía haber, lo que contaste y la diferencia.
- Decide qué queda para mañana. Eliges el fondo para mañana y lo demás se retira: al banco o para el dueño.
- Toca Cerrar caja. Queda registrado quién contó y a qué hora.
Si vendes en soles y dólares, cada moneda se cuenta, se compara y se cierra por separado. Un faltante en soles nunca se tapa con un sobrante en dólares.
Si falta o sobra dinero
Un faltante y un sobrante se tratan igual. Los niveles que vienen por defecto son estos, y los puedes cambiar en Ajustes:
| Diferencia | Qué pasa |
|---|---|
| Hasta S/ 2 | Se registra y se cierra normal. |
| Más de S/ 2 y hasta S/ 20 | Antes de cerrar hay que escribir qué pudo pasar, y le llega un aviso al dueño. |
| Más de S/ 20 | Otra persona tiene que recontar antes de cerrar. Si la diferencia sigue, queda una investigación abierta y se avisa al dueño. |
La diferencia queda a nombre de quien contó, como registro. ODECIS no descuenta nada a nadie ni crea una deuda: eso lo decide el dueño, si lo decide, fuera del sistema de caja.
Dónde buscar el error. En Caja diaria → Cierres, el botón Ver qué pasó muestra, junto a la diferencia, todo lo que puede explicarla: ventas o cobros anulados, devoluciones, gastos sin comprobante, movimientos manuales y quién los hizo, ventas que entraron sin internet, pagos digitales que no llegaron, cada conteo del día, y cuántos faltantes tuvo ese local en el último mes. Son hechos para revisar; ODECIS no acusa a nadie.
El día siguiente arranca con lo que realmente quedó en el cajón, no con lo que debía haber.
Si nadie cierra la caja
No pasa nada grave: la venta sigue. Si a las 5:00 de la mañana del día siguiente la caja sigue abierta, ese día pasa a cierre pendiente y el nuevo día arranca con lo que debía haber en el cajón. Una tienda que atiende pasada la medianoche sigue en su mismo día hasta esa hora; la hora de corte se cambia en Ajustes.
En Hoy aparece el aviso de que hay un día sin cerrar. El dueño lo resuelve en Cierres → Resolver, con un motivo.
Ten en cuenta que ese día ya no se puede contar después: si faltaba dinero, la diferencia aparecerá recién en el siguiente cierre, sumada a la de ese día. Por eso conviene cerrar todos los días.
Si el dueño no está al cerrar
Si se deja todo como fondo, el dinero sigue en el cajón y el dueño lo retira cuando llegue, con Registrar en el cajón → Retiro del dueño.
Si la encargada se lleva el dinero para entregárselo después, al cerrar marca el retiro como Retiro del dueño. Ese dinero queda en camino, a su nombre, hasta que el dueño confirme que lo recibió. Lo mismo pasa con un depósito al banco: queda en camino hasta que alguien confirme que llegó.
Para el dueño: Por verificar
En Caja diaria → Por verificar el dueño ve dos cosas:
- Dinero en camino: los retiros y depósitos que salieron del cajón y todavía no confirma. Toca Lo recibí o Llegó al banco.
- Yape y transferencias: cada pago digital del local, con su documento, el cliente, el número de operación y el voucher si lo hay. Revisa tu app o tu banco y toca Llegó o No llegó. Para no ir uno por uno, el botón Llegaron los N confirma todos los pendientes de un día.
Lo que marques como No llegó aparece en la revisión de ese día, en Cierres.
Corregir un error
Un día cerrado no se edita. Si algo quedó mal, regístralo con un movimiento nuevo y su motivo. Si el error fue del conteo, el dueño puede reabrir el último día cerrado, siempre que el día siguiente no haya empezado; la reapertura queda registrada con quién la hizo y por qué.
Cierres anteriores
En Caja diaria → Cierres está el historial de tu local: cada día con quién cerró y su diferencia por moneda. Los días que nadie cerró aparecen marcados para resolverlos.